Vom analogen Chaos zur digitalen Event-Exzellenz
AB SportEvent GmbH
Effizienzsteigerung
Bearbeitungszeit pro Anmeldung von 15 Min. auf unter 2 Min. reduziert
Jahresumsatz 2025
Wachstum von 400.000€ (2012) auf 1,9 Mio.€ durch digitale Services
Max. Event-Größe
Skalierung von 500 auf über 5.000 mögliche Teilnehmer pro Event
Weniger Datenfehler
Automatische Validierung reduziert Fehlerquote drastisch
Ausgangssituation
AB SportEvent war 2012 ein aufstrebender Eventdienstleister mit einem großen Problem: Alle Prozesse liefen noch analog ab. Eventanmeldungen kamen per Fax, die Teilnehmerverwaltung erfolgte in Excel-Tabellen, und die Kommunikation lief über unzählige E-Mails. Bei größeren Events mit über 1.000 Teilnehmern führte dies regelmäßig zu Chaos.
Arnold Bürgers, Geschäftsführer von AB SportEvent, erkannte: 'Wir verlieren wertvolle Zeit mit manueller Datenpflege, statt uns auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt - unvergessliche Events für unsere Kunden zu schaffen.'
Die Herausforderung
Konkrete Herausforderungen:
• Manuelle Anmeldeprozesse: 3-5 Stunden Zeitaufwand pro Event nur für die Dateneingabe
• Fehlerhafte Teilnehmerlisten: 15-20% der Anmeldungen enthielten Tippfehler oder unvollständige Daten
• Begrenzte Skalierbarkeit: Events mit mehr als 500 Teilnehmern wurden zum organisatorischen Alptraum
• Keine Umsatztransparenz: Finanzüberblick erst Wochen nach einem Event verfügbar
Projekt-Kickoff und Anforderungsanalyse
Umfassende Analyse der bestehenden manuellen Prozesse bei AB SportEvent. Definition der Digitalisierungsziele und Auswahl der Technologien. Workshop-Serie mit allen Mitarbeitern zur Identifikation von Schmerzpunkten und Automatisierungspotenzialen.
✓Digitalisierungsstrategie entwickelt
Launch Website und Online-Anmeldung
Erfolgreiche Veröffentlichung der ersten professionellen Website mit integriertem Online-Anmeldesystem. Automatische E-Mail-Bestätigungen und Validierung ersetzen ab sofort die fehlerhafte Fax-Anmeldung. Erste 500 Online-Anmeldungen innerhalb der ersten 3 Monate.
✓Ende der Fax-Ära - 500 Online-Anmeldungen in 3 Monaten
Eventmanager-Software Beta-Launch
Rollout der maßgeschneiderten Eventmanagement-Software mit automatischer Rechnungsstellung, digitalem Check-in-System und Real-time Reporting. Beta-Test mit 3 kleineren Events zur Optimierung der Benutzeroberfläche und Workflows.
✓Erste automatische Rechnungsstellung
E-Commerce Integration und Online-Shop
Erfolgreiche Integration eines vollwertigen Online-Shops für Event-Merchandise, T-Shirts, Medaillen und Premium-Services. Nahtlose Verknüpfung mit dem Anmeldesystem ermöglicht Cross- und Upselling bereits während der Registrierung. Zusätzliche Umsatzquelle von 200.000€ jährlich.
✓200.000€ zusätzlicher Jahresumsatz durch Online-Shop
Unser Ansatz
IDENTIC Projects setzte auf einen agilen, kundenorientierten Ansatz, um AB SportEvent schrittweise und risikominimiert zu digitalisieren:
Iterative Entwicklung mit schnellen Erfolgen
Statt eines großen Big-Bang-Projekts wurde die Digitalisierung in kleinen, messbaren Schritten umgesetzt. Jeder Sprint lieferte sofort nutzbare Funktionen, die den Arbeitsalltag bei AB SportEvent unmittelbar verbesserten.
Co-Creation und Nutzerzentriertheit
Das AB SportEvent Team wurde von Anfang an als aktiver Partner eingebunden. Regelmäßige Feedback-Schleifen und Usability-Tests stellten sicher, dass die entwickelten Lösungen perfekt zu den realen Arbeitsabläufen passten.
Skalierbare Architektur für Wachstum
Von Beginn an wurde eine modulare, cloud-native Architektur gewählt, die mit dem Unternehmen mitwachsen konnte. Dies ermöglichte es, vom 150-Teilnehmer-Event bis hin zu 5.000+ Teilnehmer-Veranstaltungen nahtlos zu skalieren.
Ergebnisse & Auswirkungen
Die digitale Transformation von AB SportEvent führte zu beeindruckenden Geschäftsergebnissen, die weit über reine Effizienzgewinne hinausgingen:
Operative Exzellenz
Die Bearbeitungszeit pro Anmeldung sank von ursprünglich 15 Minuten auf unter 2 Minuten - eine Effizienzsteigerung von 750%. Gleichzeitig reduzierten sich Datenfehler um 95%, da das System automatische Validierungen durchführt.
Umsatzwachstum
Durch die Möglichkeit, größere Events professionell abzuwickeln und zusätzliche Services digital zu verkaufen, konnte AB SportEvent den Jahresumsatz von 400.000€ (2012) auf über 1,9 Millionen Euro (2025) steigern.
Skalierung und Wachstum
Das Unternehmen kann heute Events mit über 5.000 Teilnehmern problemlos organisieren und hat sich als führender Eventdienstleister in der Region etabliert. Die durchschnittliche Event-Größe stieg von 150 auf 800 Teilnehmer.
Die Zusammenarbeit mit IDENTIC Projects war ein Gamechanger für unser Unternehmen. Was früher Stunden an manueller Arbeit bedeutete, erledigt sich heute automatisch. Wir können uns endlich wieder auf das konzentrieren, was wir am besten können: außergewöhnliche Events zu organisieren. Die Investition in die Digitalisierung hat sich bereits im ersten Jahr amortisiert.
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